Ratgeber

Steckbrief zum Abschied: Vorlage und Felder

Der Steckbrief ist der kleine Kasten mit den harten Daten — Name, Rolle, Dauer, letzter Tag, Anlass. Er steht auf der Titelseite neben dem Foto und beantwortet in fünf Zeilen alles, was die Artikel danach voraussetzen. Hier stehen die Pflichtfelder, 19 lohnende Zusatzfelder, die Felder, die nichts darin zu suchen haben — und eine Fassung zum Abschreiben oder Ausdrucken.

Die fünf Pflichtfelder

Mehr als fünf Zeilen verträgt der Kasten auf der Titelseite nicht — er steht neben dem Foto und konkurriert dort mit dem Aufmacher. Diese fünf müssen es sein, weil jeder andere Text der Zeitung auf ihnen aufbaut.

Name

Beispiel: Christa Krämer

Vor- und Nachname, so geschrieben, wie die Person sich selbst schreibt — mit Doppelnamen, mit Umlaut, mit dem Rufnamen statt des ersten Vornamens. Das ist der einzige Fehler, den wirklich jede Leserin bemerkt.

Im Haus als

Beispiel: Leiterin Einkauf

Die Rolle, unter der die Person im Haus bekannt war — nicht die offizielle Stellenbezeichnung aus dem Organigramm. „Die gute Seele der Poststelle“ ist zulässig, wenn es alle so nennen und sie nichts dagegen hat.

Dabei seit

Beispiel: 1994

Das Eintrittsjahr, notfalls das Jahrzehnt. Aus dieser einen Zahl entstehen später die Chronik, die Statistik und die halbe Titelzeile. Falsch geraten fällt sie sofort auf, also im Zweifel nachfragen.

Letzter Tag

Beispiel: 31. Oktober 2026

Das Datum, an dem die Zeitung überreicht wird — oder der letzte Arbeitstag, wenn die Feier davor liegt. Es steht auch im Zeitungskopf und legt fest, wann alles fertig sein muss.

Anlass

Beispiel: Ruhestand

Ruhestand, Jobwechsel, Elternzeit, Schulwechsel, Ende einer Amtszeit. Der Anlass entscheidet über den Ton der ganzen Ausgabe: Ein Ruhestand blickt zurück, ein Jobwechsel nach vorn, eine Elternzeit auf das Wiedersehen.

Der Steckbrief zum Ausfüllen

Abschreiben, ausdrucken oder in ein Dokument kopieren. Die ersten fünf Zeilen sind die Pflicht, der Rest ist das, was eine Zeitung daraus macht. Leere Felder sind erlaubt — ein leeres Feld ist immer besser als eine geratene Angabe.

Steckbrief zum Ausfüllen: Feldname und leeres Eingabefeld
Feld	Eintrag
Name
Im Haus als
Dabei seit
Letzter Tag
Anlass
Erster Arbeitstag (genaues Datum)
Frühere Abteilungen
Der Satz, den alle kennen
Was auf dem Schreibtisch stand
Wofür sie oder er vermisst wird
Was ohne sie oder ihn liegen bleibt
Was jetzt kommt
Nachfolge
Zusammengetragen von

Diese Seite lässt sich direkt ausdrucken — im Druck fallen Navigation und Schaltflächen weg. Eine gesetzte Fassung als PDF und als Word-Datei liegt bei den kostenlosen Vorlagen.

19 Zusatzfelder, die sich lohnen

Diese Felder stehen nicht im Kasten auf der Titelseite — sie sind das Material, aus dem Chronik, Statistik und Zitatspalte entstehen. Tragen Sie sie trotzdem in den Steckbrief ein: Zusammen sammeln ist einfacher, als dreimal nachzufragen.

Fakten fürs Archiv

Erster Arbeitstag: Das genaue Datum statt nur des Jahres. Die Chronik dankt es Ihnen.
Frühere Abteilungen: Alle Stationen im Haus, in der richtigen Reihenfolge — bei langer Zugehörigkeit oft eine kleine Überraschung.
Frühere Rollen und Titel: Wer als Auszubildende angefangen hat und als Leiterin aufhört, hat damit schon den Aufmacher.
Umzüge im Haus: Wie viele Büros, Stockwerke, Gebäude. Eine Zahl, die sich leicht ermitteln und gut erzählen lässt.
Vorgesetzte in dieser Zeit: Namentlich, freundlich. Bei zwanzig Jahren kommt da einiges zusammen.
Nachfolge: Wer übernimmt — und ab wann. Gibt der Zeitung einen Ausblick statt nur eines Endes.

Aus dem Alltag

Der Satz, den alle kennen: Wörtlich, gern im Dialekt. Wird später in der Zitatspalte gesetzt.
Kaffee, Tee oder gar nichts: Klingt banal, ist aber das Detail, an dem sich jeder wiedererkennt.
Was auf dem Schreibtisch stand: Die Topfpflanze, das Foto, der Locher von 1998, die Keksdose.
Der Stammplatz: In der Kantine, auf dem Parkplatz, im Besprechungsraum — immer derselbe.
Die erste Amtshandlung am Morgen: Fenster auf, Radio an, Kaffee, Rundgang. In dieser Reihenfolge.
Lieblingsaufgabe und ungeliebte Pflicht: Zwei Zeilen, die zusammen mehr sagen als jede Charakterbeschreibung.

Was bleibt

Wofür sie vermisst wird: Ein Satz, nicht drei. Er wird oft zur Unterzeile auf der Titelseite.
Was ohne sie liegen bleibt: Am besten von der Person aufgeschrieben, die es ab Montag übernimmt.
Was sie eingeführt hat: Die Tabelle, der Ablauf, der Zettel an der Tür — alles, was sie überdauert.
Wer alles mitgeschrieben hat: Die Zahl der Kolleginnen und Kollegen, die etwas beigetragen haben. Gehört ins Impressum der Zeitung.

Nach vorn

Was jetzt kommt: Garten, Enkel, Motorrad, Sprachkurs, neue Firma, Kind. Nur, was die Person selbst erzählt hat.
Erreichbar bleibt sie über: Ausschließlich mit ausdrücklichem Einverständnis — und nie die Privatadresse.
Motto oder Lieblingszitat: Wenn es eines gibt. Erfinden Sie keines; ein leeres Feld ist besser als ein fremdes Motto.

Was nicht in den Steckbrief gehört

Ein Steckbrief sieht harmlos aus, und genau deshalb rutscht hier am ehesten etwas hinein, das später niemand mehr herausbekommt. Diese acht Felder bleiben leer — auch dann, wenn Sie die Angabe kennen.

Geburtsdatum und Alter

Die Zahl der Dienstjahre sagt alles, was die Zeitung braucht. Das Alter macht aus einem Abschied einen Altersbescheid.

Gehalt, Entgeltstufe, Zulagen

Angaben aus dem Arbeitsvertrag gehören niemandem außer der Person selbst — auch nicht als Scherz.

Privatadresse und private Telefonnummer

Eine Abschiedszeitung wird herumgereicht und fotografiert. Kontaktdaten nur, wenn die Person sie ausdrücklich freigibt.

Familienstand, Kinderzahl, Partnerin oder Partner

Nur, wenn die Person es selbst erzählt hat und es zur Zeitung passt. Sonst weglassen.

Gesundheit

Auch wohlmeinend nicht. „Endlich Zeit für den Rücken“ steht zwanzig Jahre lang schwarz auf weiß in diesem Heft.

Der Grund für das Ende

Bei Aufhebungsvertrag, Umstrukturierung oder Konflikt bleibt das Feld leer. Der Anlass heißt dann schlicht „Abschied“.

Fehlzeiten, Urlaubstage, Überstunden

Zahlen aus der Zeiterfassung sind Betriebsdaten und keine Anekdoten.

Religion, Partei, Gewerkschaft

Gehört in keinen Steckbrief, den mehr als eine Person liest.

Eine Regel für alle Zweifelsfälle

In den Steckbrief kommt nur, was die Person entweder selbst erzählt hat oder was im Haus ohnehin jeder weiß. Alles andere — auch Wohlmeinendes — bleibt draußen. Wer unsicher ist, fragt die Person direkt; die Zeitung selbst bleibt dabei trotzdem eine Überraschung.

Derselbe Steckbrief für andere Anlässe

Die Struktur bleibt, nur die Feldnamen wechseln. Ein Steckbrief für eine Erzieherin, der von „Im Haus als“ spricht, klingt nach Personalakte; „In der Gruppe“ klingt nach Kita.

Feldnamen des Steckbriefs je nach Anlass
Anlass	„Im Haus als“ heißt hier	„Dabei seit“ heißt hier	Ein Zusatzfeld, das sich lohnt
Ruhestand	Im Haus als	Dabei seit	Letzter Arbeitstag — und der erste freie Montag
Jobwechsel	Im Team als	Im Team seit	Geht zu (nur, wenn die Person es selbst erzählt)
Elternzeit	Im Team als	Im Team seit	Zurück ab (voraussichtlich) und: Wer vertritt
Lehrerin, Lehrer	Unterrichtet	An der Schule seit	Klassenleitung von — mit Jahrgängen
Erzieherin, Erzieher	In der Gruppe	In der Einrichtung seit	Lieblingsplatz im Haus
Verein, Ehrenamt	Im Verein als	Mitglied seit	Übergibt das Amt an
Chefin, Chef	Leitet	In der Verantwortung seit	Nachfolge und Übergabetermin

Woher Sie die Angaben bekommen

Von der Person selbst. Der direkte Weg ist erlaubt und verrät nichts: Fragen Sie nach Eintrittsjahr und Stationen, mit einem harmlosen Vorwand — für die Urkunde, für die Rede, für die Personalabteilung. Die Zeitung bleibt trotzdem eine Überraschung.
Aus der Personalabteilung. Eintrittsdatum und Stationen liegen dort vor. Herausgeben darf man sie nur mit Einverständnis der Person — fragen Sie also entweder die Person oder lassen Sie das Feld leer.
Von den Langgedienten. Wer selbst zwanzig Jahre da ist, kennt die Umzüge, die Vorgesetzten und die Geschichte hinter dem einen Satz. Zwei solche Gespräche füllen den halben Steckbrief.
Aus dem eigenen Archiv. Alte Rundmails, Jubiläumsurkunden, das Schwarze Brett, die Mitarbeiterzeitung, Fotos von Betriebsfeiern mit Datum.
Im Zweifel weglassen. Ein leeres Feld fällt niemandem auf. Ein falsches Eintrittsjahr auf der Titelseite fällt allen auf.

Vorlagen zum Herunterladen

Unter Vorlage liegen fünf Dateien bereit — ohne E-Mail-Adresse, ohne Anmeldung, ohne Newsletter. Sie enthalten den Fragebogen für das Team und ein Zeitungslayout, in das der Steckbrief hineingehört.

Die kostenlosen Vorlagen und ihr Inhalt
Datei	Was darin steht
`Abschiedszeitung-Fragebogen.pdf`	Die fünf Fragen auf einer Seite, für jede Kollegin ein Blatt zum Ausdrucken.
`Abschiedszeitung-Vorlage-leer.pdf`	Zwei leere Zeitungsseiten in A4, zum Ausdrucken und Beschriften.
`Abschiedszeitung-Vorlage-leer.docx`	Dasselbe Layout als Word-Datei — eigener Name, eigene Rubriken, eigenes Logo.
`Abschiedszeitung-Vorlage-Beispiel.pdf`	Dieselbe Vorlage, komplett ausgefüllt, damit Sie sehen, was hineingehört.
`Abschiedszeitung-Vorlage-Beispiel.docx`	Das ausgefüllte Beispiel zum Weiterschreiben: Texte überschreiben, Namen tauschen.

Zu den Vorlagen

Wenn der Steckbrief steht, fehlt noch die Zeitung

Der Steckbrief ist in einer halben Stunde fertig. Was danach kommt — die Beiträge des Teams einsammeln, abtippen, sortieren, kürzen, in Artikel verwandeln und umbrechen —, dauert erfahrungsgemäß drei bis vier Abende. Wer das selbst machen möchte, findet auf der Seite zum Aufbau den kompletten Seitenplan und über dreißig Artikel-Ideen dazu.

Dieser Dienst nimmt genau den mittleren Teil ab. Sie legen die Zeitung mit den Angaben aus dem Steckbrief an, Ihr Team beantwortet fünf Fragen über einen Link, und aus den Antworten schreibt eine KI-Redaktion die komplette Ausgabe — mit genau diesem Steckbrief auf der Titelseite.

Anlegen und Sammeln kostet nichts. Bezahlt wird erst, wenn geschrieben werden soll: 39,90 € als Druck-PDF, ab 89,90 € gedruckt und gebunden geliefert. Stimmt etwas nicht, lassen Sie es neu schreiben — 5 Korrekturen sind inklusive, und passt die Ausgabe am Ende trotzdem nicht, bekommen Sie Ihr Geld zurück.

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